2025년 무료 그룹웨어 TOP 5, 중소기업·스타트업 필수 비교표

① 2025년 무료 그룹웨어, 왜 지금 다시 주목받을까

업무 환경이 급격히 온라인으로 전환되면서, 중소기업과 스타트업에서도 그룹웨어의 필요성이 빠르게 커지고 있다.
이메일, 일정관리, 메신저, 전자결재를 따로 운영하던 방식에서 벗어나
모든 협업 과정을 하나의 플랫폼으로 통합하려는 흐름이 뚜렷하다.

그러나 중소기업 입장에서는 초기 도입비용이 부담스럽다.
이 때문에 최근에는 기본 기능을 무료로 제공하는 클라우드 그룹웨어가 대안으로 떠오르고 있다.
특히 파일공유·메신저·일정관리 기능만으로도 충분한 스타트업이나 10인 이하 팀에서는
무료 플랜이 실제 업무 운영에 적합하다는 평가가 많다.

이번 글에서는 2025년 기준으로 활용 가치가 높은 무료 그룹웨어 TOP 5를 선정해
기능과 장단점, 그리고 기업 규모별 적합도를 함께 살펴본다.

② 2025년 그룹웨어 시장의 흐름과 주요 변화

2025년 그룹웨어 시장은 ‘설치형 중심’에서 ‘클라우드형 서비스’로 완전히 이동했다.
별도의 서버나 관리 인력이 필요하지 않고, 웹 브라우저만으로 업무를 처리할 수 있기 때문이다.
이 과정에서 ‘무료 플랜’은 단순 체험용 단계를 넘어, 실제 장기 운영이 가능한 구조로 발전했다.

또한 올해는 인공지능(AI) 기능과 협업 자동화를 탑재한 서비스가 늘었다.
메일 자동분류, 일정 리마인더, 문서 요약 등 기능이 결합되면서
단순한 업무지원 툴이 아닌 생산성 중심 플랫폼으로 진화하고 있다.

특히 중소기업의 경우, 초기에는 무료 버전으로 시작했다가
필요에 따라 유료 기능을 추가하는 하이브리드 사용 방식이 확산되고 있다.
이러한 변화 덕분에 무료 그룹웨어만으로도 일정 기간 효율적인 운영이 가능하다.

③ 중소기업과 스타트업을 위한 그룹웨어 선택 기준

무료 그룹웨어를 선택할 때 가장 먼저 확인해야 할 것은
팀 규모, 업무 방식, 데이터 관리 정책이다.
무료라는 이유만으로 선택하면, 인원 제한이나 저장 용량 제한 때문에
업무 확장 단계에서 제약이 생길 수 있다.

아래 표는 기업 규모별 추천 유형과 핵심 비교 요소를 정리한 것이다.

기업 유형	권장 그룹웨어 형태	무료 사용자 제한	주요 기능 예시
스타트업 (1~10인)	경량형 클라우드 서비스	최대 20명	일정·메신저·파일공유
중소기업 (10~50인)	통합형 SaaS 그룹웨어	최대 50명	전자결재·근태관리 포함
전문 서비스업 (50인 이상)	하이브리드형	기능 제한형	확장성·보안 중심
프리랜서·소규모팀	모듈형	최대 5명	문서관리 또는 일정 중심

무료 그룹웨어는 무조건 ‘기능이 적다’는 인식은 이미 옛말이다.
핵심은 조직의 규모와 업무 프로세스에 맞게 선택하는 것이다.

👉 더 자세한 지원 내용은 아래에서 확인하실 수 있습니다.

④ 2025년 무료 그룹웨어 TOP 5 비교표

아래 비교표는 2025년 기준으로 국내에서 실무 활용도가 높은 주요 무료 그룹웨어를 정리한 것이다.
모두 공식적으로 무료 플랜을 제공하며, 소규모 팀이나 스타트업에서 도입 가능한 서비스다.

순위	서비스명	주요 기능	무료 사용자 제한	장점	단점
1	잔디 (JANDI)	채팅, 파일공유, 업무 히스토리	제한 없음 (저장 5GB)	쉬운 사용성, 국산 UI	외부 연동 제한
2	플로우 (Flow)	프로젝트 관리, 일정, 알림 통합	10명	직관적 인터페이스	일부 기능 유료
3	네이버웍스 (NAVER Works)	메일, 캘린더, 드라이브, 메신저	25명	안정적 서버, 국내 지원	광고 포함
4	노션 (Notion)	문서 협업, 일정, 데이터베이스	무제한 (블록 1,000개)	커스터마이징 자유로움	파일 업로드 5MB 제한
5	다우오피스 (DAOU Office)	전자결재, 근태관리, 일정	10명	한국형 UI, 관리 기능 풍부	무료 플랜 기간 제한

표를 기준으로 보면, 팀 규모가 작을수록 잔디나 플로우가 유리하며
내부 결재나 문서 관리 중심이라면 다우오피스가 적합하다.
한편, 자유로운 협업 문화가 필요하다면 노션의 무료 버전도 훌륭한 선택이다.

⑤ 무료 그룹웨어 도입 전 반드시 확인할 핵심 포인트

데이터 백업 정책
무료 버전에서는 자동 백업이 제한될 수 있다.
정기적으로 외부 저장소(예: 구글드라이브, 원드라이브)에 병행 백업하는 것이 안전하다.
보안 및 접근제어
SSL 암호화와 2단계 인증(MFA) 제공 여부를 확인해야 한다.
특히 외부 협업이 많은 스타트업은 관리자 권한 분리 기능이 중요하다.
팀 확장성
무료 플랜에서 인원이 늘어나면 자동으로 요금제가 전환될 수 있다.
유료 전환 조건과 데이터 이전 정책을 미리 검토해야 한다.
모바일 앱 완성도
재택근무 비중이 높은 조직일수록 모바일 사용성이 중요하다.
잔디와 네이버웍스의 앱은 안정성이 높고, 노션은 구조화 자유도가 강점이다.

무료 그룹웨어는 단순한 비용 절감 도구가 아니라,
업무의 체계와 커뮤니케이션 문화를 바꾸는 플랫폼이라는 점을 기억해야 한다.

⑥ 실제 사용 사례로 본 무료 그룹웨어 도입 효과

무료 그룹웨어는 단순히 비용 절감 차원을 넘어, 업무 효율을 극대화하는 도구로 활용되고 있다.
서울의 한 스타트업(임직원 12명)은 ‘플로우(Flow)’ 무료 플랜을 활용해 프로젝트 일정을 관리하고 있다.
프로젝트별 채널을 구분하여 업무 이력을 남기면서, 회의록·피드백·파일 관리가 일원화되었다.

또 다른 예로, 노션(Notion)을 사용 중인 콘텐츠 제작사는
업무별 템플릿을 만들어, 담당자별 작업 현황을 한눈에 파악하고 있다.
무료 버전에서도 협업보드와 일정관리 기능을 충분히 활용할 수 있었다.

이처럼 무료 그룹웨어는 스타트업이나 50인 이하 중소기업의
업무 체계화와 정보 공유 효율성을 동시에 해결하는 역할을 한다.

⑦ 그룹웨어 도입 시 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1. 무료 그룹웨어에서도 전자결재 기능을 사용할 수 있나요?

대부분의 서비스는 기본적인 승인 기능이나 댓글 승인 방식만 제공하며,
정식 전자결재 시스템은 유료 플랜에서 제공된다.
단, 다우오피스는 10인 이하 기업에 한해 전자결재 체험판을 포함한다.

Q2. 무료 그룹웨어는 보안이 취약하지 않나요?

대부분의 SaaS형 서비스는 SSL 기반 암호화와 2단계 인증을 제공한다.
데이터 유출보다 계정 관리 미흡이 더 큰 문제이므로,
비밀번호 정책 강화와 관리자 접근 제한 설정이 필수다.

Q3. 무료 버전을 사용하다가 유료로 전환해도 데이터가 유지되나요?

예. 모든 주요 서비스(잔디, 플로우, 네이버웍스, 노션, 다우오피스)는
유료 전환 시 데이터 손실 없이 그대로 이전된다.
단, 유료 기능 사용 중 취소하면 일부 기능 제한이 발생할 수 있다.

Q4. 여러 그룹웨어를 동시에 사용하는 것도 가능한가요?

가능하다. 예를 들어 ‘노션’으로 문서를 관리하고 ‘잔디’로 커뮤니케이션을 진행하는
하이브리드 운영 방식이 많이 사용된다.
단, 데이터 동기화 설정은 서비스별로 개별 지원 여부를 확인해야 한다.

👉 더 자세한 지원 내용은 아래에서 확인하실 수 있습니다.

⑧ 추가 정보: 2025년 그룹웨어 선택 시 놓치기 쉬운 부분

백업 정책
- 무료 플랜에서는 주기적 자동 백업이 제한되는 경우가 있다.
- 외부 스토리지(구글드라이브, 원드라이브 등) 연동 여부를 확인하는 것이 좋다.
고객지원 서비스
- 무료 플랜은 이메일 또는 커뮤니티 기반 지원만 제공된다.
- 다우오피스와 플로우는 유료 전환 전이라도 제한적 실시간 채팅 지원을 제공한다.
모바일 사용성
- 최근에는 모든 그룹웨어가 모바일 앱을 제공하지만,
  UI 완성도는 서비스별로 큰 차이가 있다.
  잔디와 네이버웍스의 모바일 환경이 가장 안정적이다.

⑨ 정보 요약표: 무료 그룹웨어 선택 핵심 포인트

항목	확인해야 할 내용	비고
사용자 수 제한	팀 규모 대비 인원 제한 여부	5~50명 기준
저장 용량	기본 제공 스토리지 확인	1~10GB 수준
주요 기능	메신저, 일정, 전자결재, 문서공유 중 필수 기능 파악	업무 특성에 맞게 선택
보안 정책	SSL, MFA, 백업 주기	중소기업은 MFA 필수
유료 전환 조건	데이터 이전 및 결제 구조 확인	서비스별 상이

무료 그룹웨어를 선택할 때는 단순히 ‘무료’에 집중하기보다,
업무 효율성과 성장 단계별 확장성을 기준으로 판단해야 한다.

👉 더 자세한 지원 내용은 아래에서 확인하실 수 있습니다.

⑩ 요약 및 실행 제안: 우리 팀에 맞는 그룹웨어 선택 전략

2025년 현재 무료 그룹웨어는 단순한 체험용이 아니라,
소규모 조직의 실질적인 업무 기반 시스템으로 충분히 활용 가능하다.

도입을 준비 중이라면 다음 세 가지 단계를 추천한다.

업무 유형 파악
- 협업 중심인지, 일정관리 중심인지 우선 구분한다.
무료 플랜 테스트 운영(2주~4주)
- 팀원들이 실제로 사용할 수 있는지 UX 중심으로 검토한다.
확장 가능성 검토
- 향후 인원 증가나 외부 연동 필요 시 유료 전환 옵션을 확인한다.

특히 스타트업의 경우, 잔디·플로우·노션 조합으로 시작하는 사례가 가장 많다.
국내 환경에 최적화된 네이버웍스나 다우오피스는
중소기업의 공식 그룹웨어로 도입되기 적합하다.