무료 그룹웨어 설치형 vs 클라우드형 완전 분석 (보안·관리·비용 비교)

2025년 그룹웨어 선택, 설치형과 클라우드형 중 어떤 것이 우리 회사에 맞을까

중소기업이나 스타트업에서 그룹웨어 도입을 고민할 때 가장 먼저 마주하는 질문이 바로 설치형과 클라우드형 중 무엇을 선택할 것인가 하는 문제입니다. 2025년 11월 기준으로 국내에서 사용 가능한 무료 그룹웨어는 30종 이상이며, 각각 설치형 또는 온프레미스 방식과 클라우드형 또는 SaaS 방식으로 구분됩니다. 두 방식은 보안 통제 방식, 초기 투자 비용, 유지 관리 방법에서 근본적으로 다르며, 잘못 선택하면 연간 수천만 원의 비용 손실이 발생할 수 있습니다. 이 글에서는 설치형 그룹웨어와 클라우드형 그룹웨어를 보안, 관리, 비용 측면에서 완전히 비교하여 귀사에 최적인 선택을 도와드립니다.

설치형과 클라우드형 그룹웨어, 정확히 무엇이 다를까

설치형 그룹웨어는 온프레미스 방식으로도 불리며, 기업이 자체 서버에 소프트웨어를 직접 설치하여 운영하는 방식입니다. 모든 데이터가 회사 내부 서버에 저장되기 때문에 데이터 통제권을 완전히 보유할 수 있으며, 외부 인터넷 연결 없이도 사용 가능합니다. 반면 클라우드형 그룹웨어는 SaaS 방식으로 제공되며, 외부 서비스 제공업체의 서버를 통해 인터넷으로 접속하여 사용하는 구조입니다. 초기 설치 비용이 거의 들지 않고 월 단위 구독료만 지불하면 되지만, 데이터는 클라우드 업체의 서버에 저장되므로 보안 정책은 업체가 제시하는 기준을 따라야 합니다. 2025년 기준으로 국내 주요 그룹웨어인 다우오피스, 하이웍스, 네이버웍스 등은 대부분 클라우드형으로 제공되며, 일부 기업용 솔루션은 설치형 옵션을 함께 제공합니다.

설치형과 클라우드형 핵심 차이 비교표

비교 항목	설치형 또는 온프레미스	클라우드형 또는 SaaS
설치 방식	자체 서버에 직접 구축	외부 서비스를 인터넷으로 접속
초기 투자 비용	높음 (서버 장비, 설치비, 라이선스)	낮음 (구독료만 지불)
데이터 저장 위치	회사 내부 서버	클라우드 업체 서버
보안 통제권	자체 관리 가능	클라우드 업체에 의존
유지 관리	사내 IT 인력 필요	업체가 자동 관리
확장성	서버 증설 필요	계정 추가만으로 즉시 확장
인터넷 의존도	낮음 (내부망 사용 가능)	높음 (인터넷 필수)
적합한 기업	보안 규제가 엄격한 기업, 50인 이상	스타트업, 원격근무 중심, 50인 이하

이 표에서 알 수 있듯이 설치형은 보안과 통제에 강점이 있고, 클라우드형은 비용과 확장성에서 유리합니다. 특히 금융권이나 의료기관처럼 개인정보 보호법상 데이터를 외부에 저장할 수 없는 기업은 설치형을 선택해야 하며, 원격근무가 많고 빠른 확장이 필요한 스타트업은 클라우드형이 적합합니다.

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보안 비교, 어느 쪽이 더 안전할까

설치형 그룹웨어의 가장 큰 장점은 데이터 보안 통제권을 완전히 기업이 보유한다는 점입니다. 모든 데이터가 사내 서버에 저장되므로 외부 해킹 위험이 상대적으로 낮으며, 보안 정책을 자체적으로 설계하고 적용할 수 있습니다. 특히 금융권이나 국방 산업처럼 보안 규제가 엄격한 분야에서는 설치형이 필수로 선택됩니다. 그러나 설치형은 보안 관리를 위한 전문 인력과 지속적인 보안 업데이트가 필요하며, 이를 소홀히 하면 오히려 클라우드형보다 취약해질 수 있습니다. 클라우드형 그룹웨어는 서비스 제공업체가 보안 인증을 획득하고 주기적으로 보안 패치를 적용하기 때문에 중소기업 입장에서는 오히려 더 안전할 수 있습니다. 2025년 기준으로 대부분의 주요 클라우드 그룹웨어는 ISO 27001 국제 정보보호 인증을 보유하고 있으며, 이는 정보보안 분야에서 가장 권위 있는 인증입니다. ISO 27001 인증을 받기 위해서는 정보보호 정책, 물리적 보안, 접근 통제, 법적 준거성 등 14개 분야와 114개 항목에 대한 엄격한 심사를 통과해야 합니다.

보안 측면 6가지 핵심 차이

보안 항목	설치형 또는 온프레미스	클라우드형 또는 SaaS
데이터 저장 위치	사내 서버 (물리적 통제 가능)	외부 데이터센터 (서비스 약관 기반)
보안 인증	자체 획득 필요	업체가 ISO 27001, SOC 2 보유
접근 통제	자체 설정 가능	VPN, 2단계 인증 제공
데이터 백업	자체 관리 필요	자동 백업 제공
보안 업데이트	수동 적용 필요	자동 적용
규제 대응	금융권, 의료기관 적합	일반 기업 적합

이 비교에서 볼 수 있듯이 설치형은 규제 산업에 적합하고, 클라우드형은 보안 관리 부담이 적습니다. 다만 클라우드형을 선택할 때는 반드시 ISO 27001 인증 여부를 확인해야 하며, 데이터 저장 위치가 국내인지 해외인지도 개인정보 보호법 준수를 위해 점검해야 합니다.

비용 비교, 5년 기준 총소유비용 TCO 계산법

그룹웨어를 선택할 때 월 구독료만 보고 판단하면 큰 실수를 할 수 있습니다. 총소유비용 또는 TCO는 초기 도입 비용, 운영 비용, 유지보수 비용, 인력 비용을 모두 합산한 실제 비용입니다. 설치형 그룹웨어의 경우 초기 투자 비용이 높지만 5년 이상 장기 사용 시 누적 비용이 클라우드형보다 낮아질 수 있습니다. 예를 들어 50명 규모 기업이 설치형 그룹웨어를 도입하면 서버 구매비 2000만 원, 라이선스 비용 1000만 원, 설치비 500만 원으로 초기에 약 3500만 원이 필요하지만, 이후 연간 유지보수 비용은 300만 원에서 500만 원 수준입니다. 반면 클라우드형 그룹웨어는 초기 비용이 거의 없지만, 계정당 월 1만 원에서 2만 원의 구독료가 발생하므로 50명 기준 연간 600만 원에서 1200만 원의 비용이 지속적으로 발생합니다. 5년 기준으로 계산하면 설치형은 약 5000만 원에서 6000만 원, 클라우드형은 3000만 원에서 6000만 원 수준으로 비슷해지거나 역전될 수 있습니다.

5년 기준 총소유비용 TCO 비교표 (50명 기준)

비용 항목	설치형 또는 온프레미스	클라우드형 또는 SaaS
초기 도입 비용	3500만 원 (서버, 라이선스, 설치)	0원 (구독 시작)
1년차 운영 비용	300만 원에서 500만 원 (유지보수)	600만 원에서 1200만 원 (구독료)
2년에서 5년 누적	1200만 원에서 2000만 원	2400만 원에서 4800만 원
인력 비용 (5년)	1000만 원 (IT 관리자 일부 시간)	0원 (업체 관리)
총 5년 비용	5700만 원에서 7000만 원	3000만 원에서 6000만 원

이 표에서 알 수 있듯이 직원 수가 많고 장기 사용을 계획한다면 설치형이 비용 효율적일 수 있으나, 30명 이하 소규모 기업이거나 3년 이내 단기 사용이라면 클라우드형이 유리합니다. 또한 클라우드형은 사용량 기반 과금이므로 직원 수가 변동될 때 유연하게 대응할 수 있는 장점이 있습니다.

관리와 유지보수, 어느 쪽이 더 편리할까

설치형 그룹웨어는 서버 관리, 보안 업데이트, 백업, 장애 대응 등을 모두 사내 IT 인력이 담당해야 합니다. 따라서 최소 1명 이상의 전담 IT 관리자가 필요하며, 서버 장애 발생 시 즉각 대응할 수 있는 체계를 갖춰야 합니다. 특히 주말이나 야간에 서버 문제가 발생하면 업무 중단으로 이어질 수 있어 24시간 모니터링 체계가 권장됩니다. 반면 클라우드형 그룹웨어는 서버 관리, 보안 패치, 자동 백업, 장애 복구를 모두 서비스 제공업체가 책임지므로 IT 인력이 없는 중소기업에 매우 적합합니다. 대부분의 클라우드 그룹웨어는 99.9% 이상의 가용성을 보장하며, 장애 발생 시 자동 복구 시스템이 작동합니다. 또한 소프트웨어 업데이트가 자동으로 적용되므로 항상 최신 기능을 사용할 수 있습니다. 다만 인터넷 연결이 끊기면 업무가 중단되므로, 안정적인 인터넷 회선 확보가 필수입니다. 확장성 측면에서도 클라우드형은 계정만 추가하면 즉시 사용 가능하지만, 설치형은 서버 용량 증설과 라이선스 추가 구매가 필요하여 시간과 비용이 더 소요됩니다.

기업 규모별 및 업종별 선택 기준

그룹웨어는 기업 규모와 업종에 따라 선택 기준이 완전히 달라집니다. 10명 이하 스타트업은 초기 비용 부담이 없고 빠르게 도입 가능한 클라우드형 무료 그룹웨어가 최적입니다. 대표적으로 네이버웍스 라이트는 최대 100명까지 무료로 사용할 수 있으며, 메일과 캘린더와 드라이브 기능을 모두 제공합니다. 다우오피스는 5인 이하 소기업에게 완전 무료로 전자결재와 근태관리 기능까지 제공하여 소상공인에게 적합합니다. 11명에서 50명 규모의 중소기업은 유료 클라우드형 그룹웨어로 전환하는 것이 권장되며, 하이웍스나 카카오워크처럼 계정당 월 1만 원에서 2만 원 수준의 합리적인 가격대 제품이 적합합니다. 이 규모에서는 전자결재와 근태관리와 프로젝트 관리 기능이 필수이므로, 무료 버전보다는 유료 버전으로 전환하는 것이 업무 효율성 측면에서 유리합니다. 51명에서 200명 규모의 중견기업은 커스터마이징이 가능한 클라우드형 또는 하이브리드형 그룹웨어를 고려해야 하며, 기존 ERP나 회계 시스템과의 연동이 중요합니다. 더존 위하고처럼 ERP와 그룹웨어가 통합된 솔루션을 선택하면 데이터 이중 입력 없이 효율적으로 운영할 수 있습니다. 201명 이상 대기업이나 금융권과 의료기관처럼 보안 규제가 엄격한 업종은 설치형 그룹웨어가 필수이며, ISO 27001 인증과 금융보안원 또는 개인정보보호위원회 승인을 받은 제품을 선택해야 합니다.

기업 규모별 및 업종별 추천 그룹웨어 비교표

기업 규모 및 업종	추천 유형	추천 제품	월 예상 비용	핵심 선택 기준
10명 이하 스타트업	클라우드형 무료	네이버웍스 라이트, 다우오피스, 노션	0원	초기 비용 제로, 빠른 도입
11명에서 50명 중소기업	클라우드형 유료	하이웍스, 카카오워크, 플로우	50만 원에서 100만 원	전자결재, 근태관리 필수
51명에서 200명 중견기업	클라우드형 또는 하이브리드	더존 위하고, 다우오피스 프리미엄	200만 원에서 400만 원	ERP 연동, 커스터마이징
201명 이상 대기업	설치형 또는 온프레미스	더존 그룹웨어 설치형, 그룹웨어프로	500만 원 이상	보안 인증, 자체 서버 관리
금융권 및 의료기관	설치형 필수	ISO 27001 인증 제품	맞춤 견적	규제 준수, 데이터 내부 보관

이 표에서 확인할 수 있듯이 직원 수가 적고 예산이 제한적이면 클라우드형 무료 제품부터 시작하여, 성장 단계에 맞춰 유료 버전이나 설치형으로 전환하는 것이 합리적입니다. 특히 무료 그룹웨어를 선택할 때는 사용자 수 제한과 기능 제한을 반드시 확인하고, 향후 유료 전환 시 비용 증가폭을 미리 파악해야 합니다.

그룹웨어 도입 시 활용 가능한 확인 사이트와 도구

그룹웨어를 선택하고 도입하는 과정에서 객관적인 비교와 검증이 필요합니다. 먼저 한국ERP 그룹웨어 순위 사이트에서는 2025년 기준 국내 주요 그룹웨어 10종의 기능과 가격과 사용자 평가를 종합적으로 비교할 수 있습니다. 리뷰인사이트에서는 실제 사용자들의 후기와 평점을 확인할 수 있으며, 15종 이상의 그룹웨어를 기능별로 비교한 리포트를 무료로 제공합니다. 각 그룹웨어 공식 홈페이지에서는 무료 체험 신청이 가능하며, 대부분 7일에서 30일간 전체 기능을 테스트할 수 있습니다. 하이웍스와 카카오워크와 네이버웍스는 모두 무료 체험을 제공하므로, 실제 업무에 하루라도 적용해보면 우리 팀에 맞는지 정확히 판단할 수 있습니다. TCO 계산이 필요하다면 퓨어스토리지나 센티넬원 같은 IT 전문 사이트에서 제공하는 TCO 계산기를 활용할 수 있으며, 초기 비용과 운영 비용과 인력 비용을 입력하면 5년 기준 총비용을 자동으로 산출해줍니다. 보안 인증 확인은 그룹웨어프로나 하이웍스 같은 제품의 공식 사이트에서 ISO 27001 인증서를 직접 확인할 수 있으며, 인증 유효기간과 인증 범위도 함께 공개되어 있습니다. 도입 절차가 궁금하다면 더존이나 다우오피스 블로그에서 상세한 도입 가이드와 체크리스트를 제공하므로 참고할 수 있습니다.

그룹웨어 선택 및 도입 시 유용한 사이트 및 도구

사이트 및 도구	제공 정보	활용 목적
한국ERP 그룹웨어 순위	2025년 Top 10 순위, 기능 비교	제품 종합 비교
리뷰인사이트	실사용자 후기, 평점, 15종 비교 리포트	사용자 평가 확인
각 제품 공식 홈페이지	무료 체험 신청, 기능 소개, 가격표	실제 테스트
TCO 계산기 (퓨어스토리지, 센티넬원)	5년 기준 총소유비용 자동 계산	비용 분석
ISO 27001 인증서 확인	보안 인증 유효기간, 인증 범위	보안 검증
그룹웨어 도입 가이드 블로그	도입 절차, 체크리스트, 주의사항	도입 준비

이러한 사이트와 도구를 활용하면 그룹웨어 선택 과정에서 발생할 수 있는 실수를 줄이고, 우리 회사에 최적인 제품을 객관적으로 비교할 수 있습니다. 특히 무료 체험은 반드시 진행하여 실제 업무 흐름에 맞는지 검증하는 것이 중요합니다.

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놓치기 쉬운 그룹웨어 선택 시 추가 주의사항

그룹웨어를 선택할 때 가격과 기능만 보고 결정하면 나중에 큰 문제가 발생할 수 있습니다. 첫 번째 주의사항은 데이터 마이그레이션 비용입니다. 기존에 사용하던 시스템에서 새 그룹웨어로 데이터를 이전할 때 별도 비용이 발생할 수 있으며, 특히 이메일 히스토리나 전자결재 문서는 이전 작업이 복잡하여 추가 비용이 수백만 원에 달할 수 있습니다. 두 번째는 사용자 교육 비용과 적응 기간입니다. 새로운 그룹웨어 도입 후 직원들이 익숙해지기까지 평균 2주에서 4주가 소요되며, 이 기간 동안 업무 효율이 일시적으로 떨어질 수 있습니다. 따라서 직관적인 UI를 가진 제품을 선택하거나, 도입 초기 충분한 교육 시간을 확보해야 합니다. 세 번째는 모바일 지원 수준입니다. 원격근무나 외근이 많은 기업이라면 모바일 앱의 기능 완성도를 반드시 확인해야 하며, 일부 그룹웨어는 PC 버전에서는 모든 기능을 제공하지만 모바일에서는 제한적인 경우가 있습니다. 네 번째는 계약 기간과 해지 조건입니다. 일부 클라우드형 그룹웨어는 1년 약정 계약을 요구하며, 중도 해지 시 위약금이 발생할 수 있으므로 계약 전 약관을 꼼꼼히 확인해야 합니다. 다섯 번째는 기존 시스템과의 연동 가능성입니다. ERP나 회계 프로그램이나 인사 시스템과 연동되지 않으면 데이터를 이중으로 입력해야 하므로 오히려 업무 효율이 떨어질 수 있습니다. 여섯 번째는 고객 지원 수준입니다. 장애 발생 시 얼마나 빠르게 대응하는지, 전화 상담이 가능한지, 원격 지원이 제공되는지 확인해야 하며, 무료 버전은 고객 지원이 제한적일 수 있습니다.

그룹웨어 선택에 관해 자주 묻는 질문

무료 그룹웨어와 유료 그룹웨어의 실질적인 차이는 무엇인가요

무료 그룹웨어는 대부분 사용자 수 제한이 있으며, 네이버웍스 라이트는 100명까지, 다우오피스는 5명까지 무료로 사용할 수 있습니다. 기능 측면에서는 전자결재나 근태관리 같은 고급 기능이 제한되거나 제공되지 않으며, 저장 용량도 유료 버전보다 적습니다. 고객 지원도 유료 버전에 비해 제한적이어서 이메일 문의만 가능하고 전화 상담은 지원되지 않는 경우가 많습니다. 따라서 10명 이하 소규모 팀이나 예산이 매우 제한적인 경우에만 무료 버전을 권장하며, 그 이상 규모라면 유료 버전으로 전환하는 것이 업무 효율성 측면에서 유리합니다.

설치형에서 클라우드형으로 전환할 때 주의할 점은 무엇인가요

가장 중요한 것은 데이터 마이그레이션 계획입니다. 기존 설치형 서버에 저장된 이메일과 전자결재 문서와 파일을 클라우드로 안전하게 이전해야 하며, 이 과정에서 데이터 손실이 발생하지 않도록 전문 업체의 지원을 받는 것이 좋습니다. 두 번째는 보안 정책 변경입니다. 클라우드형으로 전환하면 데이터가 외부 서버에 저장되므로, 개인정보 보호법상 문제가 없는지 법무팀과 검토해야 하며, 특히 금융권이나 의료기관은 규제 기관의 승인이 필요할 수 있습니다. 세 번째는 인터넷 회선 안정성입니다. 클라우드형은 인터넷이 끊기면 업무가 중단되므로, 이중화된 인터넷 회선을 구축하거나 백업 회선을 준비해야 합니다.

중소기업이 그룹웨어 선택 시 가장 우선해야 할 기준은 무엇인가요

중소기업은 비용 효율성과 사용 편의성을 최우선으로 고려해야 합니다. 초기 투자 비용이 낮고 월 구독료가 합리적인 클라우드형 그룹웨어가 적합하며, 직원들이 쉽게 배울 수 있는 직관적인 UI를 가진 제품을 선택해야 합니다. 또한 고객 지원이 잘 되는 제품을 선택하는 것이 중요한데, IT 전담 인력이 없는 중소기업은 장애 발생 시 빠른 원격 지원이 필수적입니다. 확장성도 고려해야 하는데, 직원 수가 증가할 때 쉽게 계정을 추가할 수 있고 비용이 선형적으로 증가하는 구조인지 확인해야 합니다.

TCO 총소유비용은 어떻게 계산하나요

TCO는 초기 도입 비용과 운영 비용과 유지보수 비용과 인력 비용을 모두 합산하여 계산합니다. 설치형의 경우 초기 비용에는 서버 구매비와 라이선스 비용과 설치비가 포함되며, 운영 비용에는 전기료와 서버실 유지비가, 유지보수 비용에는 연간 유지보수 계약비가, 인력 비용에는 IT 관리자 인건비가 포함됩니다. 클라우드형은 초기 비용이 거의 없고 월 구독료만 발생하지만, 5년 기준으로 누적하면 상당한 금액이 됩니다. 온라인 TCO 계산기에 이러한 항목들을 입력하면 5년 또는 10년 기준 총비용을 자동으로 계산해주므로 활용하면 편리합니다.

그룹웨어 보안 인증은 왜 중요하고 어떤 인증을 확인해야 하나요

그룹웨어는 회사의 모든 업무 데이터와 개인정보를 저장하므로 보안 인증이 매우 중요합니다. 가장 권위 있는 인증은 ISO 27001 국제 정보보호 인증으로, 정보보안 정책과 물리적 보안과 접근 통제 등 114개 항목에 대한 엄격한 심사를 통과해야 획득할 수 있습니다. 국내 주요 그룹웨어인 그룹웨어프로와 하이웍스는 모두 ISO 27001 인증을 보유하고 있으며, 인증서는 공식 홈페이지에서 확인할 수 있습니다. 추가로 금융권은 금융보안원 인증을, 공공기관은 정보보호 및 개인정보보호 관리체계 인증을 확인해야 합니다.

그룹웨어 도입 후 직원 교육은 얼마나 필요한가요

그룹웨어 도입 후 직원들이 새로운 시스템에 적응하기까지 평균 2주에서 4주가 소요됩니다. 초기 교육은 필수이며, 대부분의 그룹웨어 업체는 도입 시 2시간에서 4시간의 무료 교육을 제공합니다. 교육 내용은 기본 사용법과 전자결재 처리와 일정 관리와 파일 공유 방법을 포함하며, 관리자용 별도 교육도 제공됩니다. 도입 초기에는 파일럿 그룹을 선정하여 일부 부서에서 먼저 시범 운영하고, 문제점을 보완한 후 전사 확대하는 방식이 효율적입니다. 또한 사내 슈퍼유저를 지정하여 동료 직원들의 질문에 답변하도록 하면 교육 효과를 높일 수 있습니다.

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2025년 그룹웨어 선택, 실행 전 반드시 확인할 핵심 사항

그룹웨어 선택은 단순히 제품을 고르는 것이 아니라 회사의 업무 방식을 결정하는 중요한 의사결정입니다. 설치형과 클라우드형은 보안 통제 방식과 초기 비용과 관리 방법에서 근본적으로 다르므로, 우리 회사의 규모와 업종과 예산을 정확히 파악한 후 선택해야 합니다. 10명 이하 스타트업은 무료 클라우드형부터 시작하고, 50명 이상 중견기업은 유료 클라우드형이나 하이브리드형을, 보안 규제가 엄격한 금융권이나 의료기관은 설치형을 선택하는 것이 원칙입니다. 비용 계산 시에는 월 구독료만 보지 말고 5년 기준 TCO를 계산하여 초기 비용과 운영 비용과 인력 비용을 모두 고려해야 합니다. 보안 인증은 반드시 ISO 27001 인증 여부를 확인하고, 데이터 저장 위치가 국내인지 해외인지도 개인정보 보호법 준수를 위해 점검해야 합니다. 도입 전에는 반드시 무료 체험을 통해 실제 업무에 적용해보고, 직원들의 피드백을 수렴하여 최종 결정하는 것이 실패를 줄이는 방법입니다. 그룹웨어는 한 번 도입하면 최소 3년에서 5년은 사용하게 되므로, 충분한 비교와 검증 과정을 거쳐 신중하게 선택하시기 바랍니다.